U hebt een eigen zaak en gaat op vakantie of wordt plots ziek.  In sommige gevallen zal u genoodzaakt zijn om uw zaak tijdelijk te sluiten.  Als u kunt rekenen op personeel, is er natuurlijk geen probleem.  Maar wat doen zelfstandigen zonder personeel? 
Om hiervoor een oplossing te bieden, heeft men het “register van vervangende zelfstandigen” in het leven geroepen.

Enerzijds wordt een register opgericht, waarin men zich kan inschrijven als vervangende zelfstandige en dat zelfstandigen via het internet kunnen raadplegen.  Anderzijds heeft men een procedure uitgewerkt zodat de vervanger zich kan laten inschrijven in het register via het ondernemingsloket.

Sinds 2 augustus kunt u het register online raadplegen.

Door wie kunt u zich als zelfstandige laten vervangen?

• Hebt u een eenmanszaak, dan kunt u zich, nu al, laten vervangen door een familielid via het statuut van helper.
• In een vennootschap kan een werkend vennoot of zaakvoerder u vervangen.
• Ook een vriend of kennis kan in principe inspringen.  Het moet dan wel gaan om een éénmalige, kosteloze activiteit anders moet de vriend of kennis moet zich laten inschrijven als zelfstandige.  De sociale inspectie kan dan wel beweren dat het om schijnzelfstandigheid gaat.

Basisbedoeling van het register van vervangende zelfstandigen is dat elke zelfstandige zich kan laten vervangen door een vriend of een vreemde, zonder dat hij die in dienst moet nemen of last krijgt met de sociale inspectie.

Hoe werkt het?

Een zelfstandige kan zich gedurende maximaal 30 dagen per jaar laten vervangen (met mogelijkheid tot verlenging bij zwangerschapsverlof of ziekte,…).
Om een vervanger te vinden, zal hij het register kunnen consulteren via internet. Hij kan in het register op zoek gaan naar een vreemde, maar evengoed een kennis of vriend vragen zich te laten registreren in het register.

De zelfstandige die zich wil laten vervangen en de vervangende ondernemer moeten voor het begin van de vervanging een schriftelijk vervangingscontract afsluiten. Dit is een overeenkomst van bepaalde duur met ondermeer de volgende bepalingen:

• de duur van de overeenkomst
• het ondernemingsnummer van de vervanger
• de rechtshandelingen die de vervangende ondernemer mag stellen.

De vervanger is steeds een natuurlijk persoon, nooit een rechtspersoon. Twee groepen kunnen zich laten inschrijven in het register:

1. personen die al zelfstandig ondernemer zijn
2. personen die nog geen zelfstandig ondernemer zijn, maar willen werken als  vervangende zelfstandige

Beide groepen moeten in ieder geval langs gaan bij het ondernemingsloket. De vervanger moet immers persoonlijk de ondernemersvaardigheden bewijzen voor de activiteit(-en) waarvoor hij de zelfstandige wilt vervangen.  Gaat het bijvoorbeeld om een restaurant en bewijst de zelfstandige die vervangen wordt de beroepskennis, dan moet de vervanger ook die beroepskennis kunnen aantonen.  Het is de taak van het ondernemingsloket om dit te controleren.
Men kan trouwens enkel vervangingen uitvoeren voor de activiteiten die in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) worden opgenomen.

Hoeveel kost het?

In het eerste geval is de vervanger al ondernemer en dus ingeschreven in de KBO. Het ondernemingsloket creëert dan de toelating “0040 Vervangend ondernemer” en schrijft hem in het register in, na vooraf gecontroleerd te hebben of hij persoonlijk over voldoende ondernemersvaardigheden beschikt. Men betaalt dan aan het ondernemingsloket € 30 voor de inschrijving in het register.

In het tweede geval is de vervanger nog geen ondernemer.  Het ondernemingsloket zal deze persoon dan inschrijven in de KBO en de toelating “0040 Vervangend ondernemer” creëren.  Zij zullen bovendien de bewezen ondernemingsvaardigheden inschrijven en de vestiging creëren met de gevraagde nacebelcodes en met de contactgegevens (tel., e-mail) van de vervanger zelf.  Hij betaalt dan enkel € 75 voor de inschrijving in de KBO, de inschrijving in het register is in dit geval gratis.

De vervangende zelfstandigen zijn ook verplicht zich aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds op het ogenblik dat ze effectief starten met een vervanging. Hebben zij nog een andere beroepsbezigheid (bv. als werknemer) dan zullen hun bijdragen als zelfstandige in bijberoep beperkt blijven.  

Zodra de vervanger aan zijn eerste vervanging begint, moet hij dit laten weten aan het ondernemingsloket.  De hoedanigheid van de handelaar wordt immers pas "actief gemaakt" door het ondernemingsloket zodra hij aan zijn eerste vervanging begint.
Als de vervanger nog geen zelfstandige was voor de vervanging, moet hij ook het sociaal verzekeringsfonds op de hoogte brengen. De vervanger is immers enkel zelfstandige tijdens de periode(s) van effectieve vervanging.  Dus pas wanneer de vervanging van start gaat, wordt de vervanger “zelfstandige” en moet hij sociale bijdragen gaan betalen als zelfstandige. 

Wanneer de vervanging is afgelopen en niet onmiddellijk door een andere wordt gevolgd, moet men dit ook aan het sociaal verzekeringsfonds meedelen, zodat de aansluiting als zelfstandige stopgezet kan worden.

Voorbeeld: Jan (loontrekkende) zal Els, die als zelfstandige werkt, tijdelijk vervangen in haar zaak vanaf 1 juli 2010. Jan gaat langs het ondernemingsloket, daar controleert men zijn ondernemersvaardigheden, wordt hij ingeschreven in de KBO en toegevoegd aan het “register vervangende ondernemer”. Vanaf 1 juli sluit Jan zich aan als zelfstandige bij het sociaal verzekeringsfonds.  Omdat Jan minstens helftijds loontrekkende is, kan hij aansluiten als zelfstandige in bijberoep.  De vervanging is afgelopen op 1 augustus 2010.  Jan verwittigt het sociaal verzekeringsfonds hiervan en zijn aansluiting als zelfstandige wordt geannuleerd.  Hij heeft voor één kwartaal sociale bijdragen betaald als zelfstandige in bijberoep: € 69,10.

De vervanger die werd ingeschreven in de KBO als handelaar of niet-handelaar, kan alleen stopzetten door dat aan te vragen bij het ondernemingsloket.

De inschrijving als vervanger is beperkt in de tijd, maar zal kunnen verlengd worden. De KBO zal de kandidaat vervangers na 1 jaar aanschrijven met de vraag of de inschrijving mag worden verlengd.